În această lume în continuă evoluție tehnologică, departamentul de HR se află într-o cursă intensă de digitalizare a proceselor - de la a răspunde și a soluționa solicitările angajaților, până la recrutare, editarea contractelor și depunerea electronică a acestora la instituțiile statului. Prin urmare, companiile caută soluții inovatoare care permit digitalizarea proceselor resurselor umane. 

”În calitate de furnizor de încredere al sistemelor software atât în România, cât și în străinătate, oferim funcționalități specifice pentru toate activitățile de resurse umane, începând de la administrarea personalului, salarizare, recrutare și până la managementul performanței”, afirmă Mihai Găvan, Global Sales Director HCM. 

Fiind un pilon în acest domeniu de peste 20 de ani, TotalSoft a rămas un observator apropiat provocărilor de HR, inovând constant. Acest lucru a motivat echipa TotalSoft să dezvolte Charisma HCM într-un mod în care poate împuternici departamentul de HR să deservească angajații în cel mai eficient mod posibil. 

În încercarea sa de a reduce sarcinile redundante pentru profesioniștii în resurse umane și de a face informațiile ușor accesibile utilizatorilor, TotalSoft oferă un asistent virtual (chatbot), numit Timea. Acesta permite angajaților să întrețină conversații de tip text, să își îndeplinească solicitările, să genereze documente oficiale sau să depună cererile de concediu. Folosind Timea, care este disponibilă angajaților 24/7, departamentul de HR poate reduce timpul petrecut în task-uri repetitive cu peste 40%, timp pe care îl poate investi în alte sarcini mai importante. 

De asemenea, având în vedere că Facebook Messenger, Teams și WhatsApp sunt cele mai utilizate platforme de comunicare, TotalSoft a făcut Timea accesibilă angajaților prin intermediul acestora. 

În același timp, cu ajutorul semnăturii electronice, angajații nu trebuie să investească timp în deplasarea la sediul lor sau către autoritățile legale pentru a modifica sau semna contracte de muncă. 

Specialistul în resurse umane poate genera noi contracte sau le poate actualiza pe cele existente în Charisma HCM și poate începe fluxul de semnare electronică. Angajații vor primi documentele prin e-mail și le vor semna cu ajutorul semnăturii autorizate de către certSIGN, care va fi valabila pentru o anumită perioadă de timp. Pe întregul proces, fiecare parte este noficată de fiecare dată când documentul este semnat și, în momentul în care procesul este finalizat, contractele semnate electronic se pot trimite către Inspectoratul Teritorial de Muncă. Trasabilitatea întregului proces oferă un plus de siguranță și securitate soluției. 

Colaborarea cu un client din zona de petrol și gaze confirmă capacitatea TotalSoft de a oferi cele mai bune soluții software pentru mediul de afaceri. Clientul, cu peste 3.500 angajați white și blue-collar, a avut peste 7.000 de interacțiuni cu Timea în prima lună de utilizare. Cu sprijinul acordat de Timea, timpul necesar specialiștilor în resurse umane pentru a rezolva solicitările angajaților s-a redus semnificativ.