Compania

Situația

În cadrul Rafinărie Petrotel Lukoil achizițiile de materii prime, consumabile, utilaje de mici și mari dimensiuni, servicii, programe investiționale etc. sunt gestionate de Serviciul Aprovizionare care răspunde de organizarea și derularea tuturor licitațiilor companiei. Pentru realizarea cât mai eficientă a activității de achiziții, volumul saptămânal depășind 10 licitații, acestea sunt împărțite în două categorii: licitații simplificate, pentru achizițiile cu o valoare mai mică de 25 000 USD și licitații complexe, pentru achizițiile care depășesc această valoare. Pentru fiecare categorie în parte există proceduri interne bine stabilite, care pornesc de la etapa de precalificare a ofertanților / furnizorilor și urmăresc toți pașii până la achiziția propriu-zisă, urmărindu-se cu consecvență raportul calitate-preț.  

Până în septembrie 2012, ambele categorii de licitații se desfășurau în mod tradițional. Realizate pe cu pixul pe hârtie, pregătirea și derularea licitațiilor dura cca 22 zile, implicând un consum important de resurse umane pentru centralizarea datelor. De multe ori procesul de obținere a aprobărilor interne se dovedea a fi și el un inconvenient major, precum și cel de completare a diverselor formulare prevăzute în procedura de achiziție.

Un alt aspect foarte important urmărit de Serviciul Aprovizionare a fost creșterea transparenței și atragerea unui număr mai mare de participanți la licitații.

“Creșterea productivității, prin automatizarea și optimizarea procesului de cumpărare și vânzare a resurse materiale și a mărfurilor, precum și creșterea transparenței companiei au fost cele două obiective primordiale ale proiectului. Ne-am propus să începem cu un pilot, în care am inclus automatizarea licitațiilor în forma simplificată” a declarat dl. Yurii Erogov, Director General Adjunct Mentenanță și Reparații Utilaje, PETROTEL - LUKOIL.

Soluția

Identificarea furnizorului de software care să dezvolte sistemul de achiziții s-a făcut în urma unei selecții de oferte la care au participat principalii jucători ai pieței de soluții software de business. TotalSoft a fost declarat câștigător în baza experienței pe care o avea în dezvoltarea unor soluții de eProcurement utilizate la nivel național, dar și internațional.

Charisma eProcurement are o interfață web, publică și accesibilă tuturor celor care vor să devină furnizorii rafinăriei și o aplicație de backoffice, bazată pe tehnologie CRM de la Microsoft, gestionată intern de Serviciul de Aprovizionare.

Personalizarea soluței s-a făcut astfel încât să urmărească pas cu pas procedura internă de achiziții a rafinăriei. Din momentul în care se postează un anunț de licitație, furnizorii sunt anunțați câte zile au la dispoziție pentru a-și manifesta intenția de participare și pentru a depune oferta. Accesul se face pe bază de user și parolă, oferta o dată înscrisă fiind preluată automat de responsabilii pentru analiza tehnică și economică. Furnizorii ale căror oferte sunt validate conform acestor criterii, care vor intra în licitație, sunt anuntați automat din sistem asupra datei și orei licitației electronice.

O nouă etapă a proiectului este pregătirea procesului automat de achiziții a serviciilor, caracteristicile de calificare la o astfel de licitație implicând unități de masură și de evaluare calitativă, diferind mult față de cele de achiziții materii prime și materiale.

Următoarea etapă în utilizarea sistemului dezvoltat de TotalSoft este mărirea plafonului licitațiilor derulate prin intermediul acestuia la valoarea de 100 000 USD.

Rezultate

Creșterea transparenței prin oferirea posibilității de înscriere a furnizorilor direct pe site-ul web dedicat achizițiilor.

Obținerea celui mai bun raport calitate – preț pentru fiecare achiziție realizată.

Optimizarea procesului de achiziție și reducerea timpul de pregătire și derulare a unei licitații de la 22 zile la maxim 10-15 zile (inclusiv cele 10 zile prevăzute de regulamentul intern al rafinăriei în care anunțul de achiziție trebuie să fie public pe site pentru a le oferi șansa cât mai multor furnizori să își manifeste intenția de participare).

S-a creat o bază de date electronică cu furnizorii înregistrați în sistem care a ajuns la câteva sute și contiunuă să crească 

“Am încheiat un parteneriat cu un furnizor de baze de date care ne oferă liste de companii sprecializate pe materialele și serviciile pe care noi le achiziționam pe care le introducem în sistem și le transmitem automat invitații de participare la licitațiile noastre”.

Evidența furnizorilor care nu și-au onorat obligațiile contractuale sau cu care au fost diverse evenimente nedorite în trecut  

“Pe baza datelor istorice, sistemul împarte furnizorii pe categorii de risc și ne avertizează dacă pentru o licitație selectăm ca posibili participanți furnizori din clase de risc ridicat”.

S-a eliminat consumul de hârtie, dar și timpul pierdut cu strângerea informațiilor, centralizarea și analiza lor

“În momentul de față noi nu mai folosim hârtie, avem toate datele de care avem nevoie în sistem și putem extrage oricând informații pe baza cărora să facem analize de productivitate”.

S-a creat o arhivă electronică a furnizorilor, precum și a achizițiilor efectuate care permite verificarea oricărei informații derulate prin sistem

“Înainte de implementarea sistemului, dacă voiam să verific prețul de achiziție al unui simplu pix trebuia să caut informația în mii de dosare. Acum această informație este la un search distanță și conține toate detaliile, de la data achiziției, la lista celor care au participat la licitația respectivă, prețurile ofertate, responsabili interni etc.”

Studiu de caz realizat în anul 2014.