Compania

Situația

Cosmote avea nevoie de un sistem de back office care să cumuleze date din zece aplicaţii pe care compania le folosea în mod curent, deci capacitatea de interfaţare a aplicaţiei era foarte importantă. În plus, Cosmote se afla în plină dezvoltare şi dorea un partener local,flexibil, care să se adapteze bine la cerinţele lor dinamice.

Pe de altă parte, Cosmote, o companie cu peste 2 milioane de clienți, generează foarte multe tranzacţii. Fiecare cartelă SIM este urmărită la nivel de serie, iar motorul de stocuri trebuie să facă faţă unui astfel de volum de date.

Cerinţele privind încadrarea în timp erau ferme ceea ce a impus implementarea unei soluţii cu metodologie de implementare mai puţin rigidă.

Soluția

Compania a ales să implementeze soluţiile TotalSoft în urma unei licitaţii organizată în 2006 care a pus în competiţie principalele soluţii internaţionale de management a afacerilor prezente pe piaţa românească. TotalSoft a venit cu un plan de implementare foarte scurt. Implementarea s-a finalizat în mai putin de 6 luni ceea ce pentru o companie cu o activitate de dimensiuni atât de mari este o realizare. În decursul acestei perioade s-au implementat soluţiile Charisma ERP, Charisma HR, Charisma Analyzer (sistemul de BI), module dedicate activităţilor de producţie, MRP, managementul contractelor şi bugetelor.

Proiectul a presupus interfaţarea cu cele 10 aplicaţii deja existente. Aceasta s-a rezolvat rapid cu ajutorul unor facilități oferite de aceste aplicații și cu stabilirea, împreună cu departamentul IT al companiei, a unor specificaţii privind modul de export și transpunere a datelor. Aceste interfețe nu au implicat o muncă separată de dezvoltare din partea Totalsoft ci totul s-a rezumat la configurări.  Aceasta a însemnat timp redus de lucru și o mai mare stabilitate a produsului.

Bineînţeles, beneficiarul direct fiind o companie multinaţională, are o serie de proceduri bine stabilite lucru care a ajutat mult la buna desfășurare a proiectului.

Au fost livrate funcționalități pentru modelarea tuturor proceselor: de la gestiunea financiar contabilă pană la managementul stocurilor și logistică. Charisma a adus suplimentar sistemul de planificare, astfel sistemul ERP reuşind să conduca un business, nu doar să-l urmărească.

Pentru raportări s-a implementat sistemul de business intelligence Charisma Analyzer cu ajutorul căruia au fost realizate toate rapoartele specifice, atât la nivel intern cât și către compania-mamă, în cadrul grupului. Astfel, s-a suplinit un efort care înainte era facut de 3-4 oameni timp de o săptămână. Acum, la un simplu click, toate aceste rapoarte sunt disponibile. Charisma Analyzer permite definirea simplă de noi rapoarte, chiar de către beneficiar fără intervenția echipei Totalsoft, fiind un instrument extrem de puternic de analiza globală a activităţii unei companii.

Un moment critic al proiectului a fost preluarea totală a sistemului de către beneficiar, deoarece existența mai multor interfețe inducea apariția unor riscuri de operare. Departamentul IT al fiecărei companii este unul valoros și având echipa Charisma alături momentul a fost depășit cu ușurință.

Rezultate

Compania a obţinut beneficii importante pentru dezvoltarea sa: evidenţa stocurilor în timp real, situaţia corectă a mijloacelor fixe şi urmărirea pe linii de buget, gestionarea electronică a contractelor, raportări manageriale şi IFRS (International Financial Reporting Standard) sau analize la zi  pe centre de cost.

Aplicaţia a adus o contributie importanta în luarea deciziilor strategice prin intermediul motorului puternic de raportare dar şi prin punerea la dispoziţie a unui modul de mentenanţă echipamente şi management al contractelor. Acurateţea datelor era deplină, iar disponibilitatea era în timp real. Toate aceste instrumente au venit în completarea soluţiei Charisma ERP, oferind companiei instrumente indispensabile în generarea scenariilor de dezvoltare şi anticiparea tendinţelor pieţei.

Un beneficiu de remarcat este şi urmărirea investițiilor în curs realizate de către organizație. Compania instala numeroase antene GSM pe tot teritoriul țării, existand numeroși furnizori cu un număr mare de componente, precum și planuri de amortizare. Charisma a reusit o administrare eficientă a tuturor acestor elemente..

“Charisma îşi propune să conducă business-ul, nu să-l urmărească. Soluţia furnizată de noi este extrem de configurabilă şi combinată cu o gamă largă de funcţionalităţi, oferă operatorului Cosmote instrumentul perfect pentru atingerea obiectivelor sale. Pe lângă posibilitatea urmăririi mijloacelor fixe sau realizării unor statistici exacte ale stocurilor, Cosmote beneficiază acum şi de un sistem de raportare complex care permite consturirea oricăror rapoarte în vederea realizării unei analize globale a business-ului. Ţinând cont de complexitatea proiectului, timpul de implementare a fost unul record, mai puţin de 6 luni”, Daniel Mateescu, Director Charisma Enterprise.

Studiu de caz realizat în anul 2007.